Varför ska man jobba med ekonomiska planer? De följs ju aldrig ändå?

Svaret är ju ganska enkelt, följs inte planerna är ju planerna rätt så mycket bortkastade.

Följer man däremot planerna förutsatt att de är realistiskt utformade kan de utgöra ett kraftfullt instrument för ekonomistyrningen.
Gemensamt för alla budgetar är att de bygger på förväntningar.
Förväntningarna om framtiden ligger till grund för planeringen av verksamheten. Att företag aktivt planerar för sin framtid kan vara skillnaden mellan ”liv och död”.
Det behöver inte vara en fullständig katastrof att ett företag går dåligt om man har uppfattat signalerna i tid.
Den kanske vanligaste definitionen av begreppet budget är ”ett handlingsprogram för framtiden uppgjort på grundval av klart uttalade antaganden och uttryckt i ekonomiska termer”. Att budgeten ska utgöra ett handlingsprogram påvisar att såväl bedömningar av företagets kommande resultat som beskrivningar av faktorer som arbetsmiljö och sjukfrånvaro är av betydelse. Att budgeten ska bygga på klart uttalade antaganden innebär att förutsättningarna för budgeten ska framgå. Det kan vara bedömningar av konjunktur, prisutveckling och konkurrenssituation. Ekonomiska termer innebär att budgeten ska handla om hur resurserna i företag förvaltas. I vardagligt tal kallas bud- geten ofta för en körplan i kronor och ören.

Budgetar kan upprättas för hela företaget lika väl som för olika delverksamheter. De viktigaste och vanligaste huvudbudgetarna är resultatbudgeten och likviditets- budgeten. Resultatbudgeten är en sammanställning över förväntade intäkter och kostnader. Likviditetsbudgeten visar planerade in- och utbetalningar. Huvudbudgetarna sammanställs efter det att budgetar för de olika avdelningarna upprättats. Exempel på delbudgetar är försäljningsbudget, tillverkningsbudget, lagerbudget, personalbudget, inköpsbudget och investeringsbudget.

Budgetar är olika användbara i olika situationer. Störst nytta gör en budget i företag som har en verksamhet som är relativt stabil. I företag vars verksamhet är föränderlig bör budgeten mer ses som ett sätt att strukturera framtida osäkerhet, än som en plan eller ett handlingsprogram. För att budgeten ska vara ett värdefullt hjälpmedel är det nödvändigt att den anpassas till de speciella förhållanden som råder i varje organisation. En budget värd namnet bygger inte bara på förväntningar om framtiden. Det är viktigt att även ta hänsyn till erfarenheter från tidigare perioder och till företagets strategiska plan.

Budgetens syften

En budget har flera olika syften. Ibland anges ett fåtal syften, ibland betydligt fler. Här tar vi upp fyra stycken.

Fungera som ett planerings- och styrmedel. Det förutsätts att ledningen formulerar klara mål för verksamheten och gör upp planer som innefattar lämpliga ekonomiska och personella resurser. Om budgeten verkligen ska vara ett hjälpmedel att bättre nå företagets mål måste det också vara möjligt att driva företaget i önskad riktning. Mot en tillräckligt hög lönsamhet och överlevnad.

• Verka för att beslut och åtgärder i företaget samordnas. I tillverkande företag måste beräknade försäljningsvolymer samordnas med produktionsvolymer och lagernivåer. I handelsföretag måste försäljningen gå hand i hand med inköpen av varorna. I serviceföretag måste personalbudgeten upprättas utifrån bedömningar av antal uppdrag och arbetsmängd.
• Tjäna som ett instrument för kommunikation mellan företagsledning och personal på olika avdelningar. Ledningen ställer krav på avdelningarna i form av målsättningar, ramar och restriktioner. Avdelningarna lägger fram sina synpunkter och rapporterar löpande om den aktuella utvecklingen. Budgeten ska vara ett underlag för dialog både före beslut och när konse- kvenserna av fattade beslut följs upp.
• Kontrollfunktion. Tanken är att man med hjälp av uppföljningen av en bud- get i god tid ska upptäcka om utvecklingen går åt rätt håll eller om företaget är på väg åt ett annat håll än avsett. Behövs det ska åtgärder snabbt kunna sättas in. Budgeten gör det möjligt att delegera och utkräva ansvar. För att kontrollen ska vara effektiv är det nödvändigt att det finns en överensstämmelse mellan budget och utfall (redo- visning). Alla begrepp och kategorier som finns i budgeten måste återfinnas i redovisningen. Har man på en avdelning budgeterat ett visst belopp för personalkostnader så måste det gå att utläsa utfallet av den kostnadsposten i företagets redovisning.

Rätt använda är budgeterna utmärkta styrinstrument och följer man upp regelbundet utan överdrifter kan de vara motiverande och roliga att jobba med.